Je bevindt je hier:
 
Hoe de behoefte aan ‘beheersing’ het gedoe juist in de hand werkt
blog-van-barbara-nieuwe-procedures-om-het-proces-nog-beter-te-beheersen
24 juni 2012

“Nieuwe procedures om het proces nog beter te beheersen”

Hoe de behoefte aan ‘beheersing’ het gedoe juist in de hand werkt …

“Nieuwe procedures om het proces nog beter te beheersen”, dat is waar een contractmanager in de bouw (maar ook in de zorg en tal van andere sectoren) zich op richt. Er is een contract, bijvoorbeeld genaamd EMVI en dat contract heeft de belofte in zich dat het ‘gedoe’ kan voorkomen tussen de opdrachtgever, de aannemer en de raadgevende ingenieurs.

Het specificeert alle eisen van de opdrachtgever en het voorziet zelfs soms in ruimte voor overleg. Maar door beeldvorming en wantrouwen ontstaat er dan soms toch weer gedoe. De opdrachtgever gelooft dat de aannemer vooral uit is op geld en meerwerk en de aannemer zucht onder het keurslijf van de aanbestedingsprocedure, investeert vaak al miljoenen om alleen al een offerte te mogen uitbrengen.

Door deze spanningen ontstaat gedoe. De aannemer zoekt wegen om een lage prijs te kunnen bieden, zonder zijn onderneming uit te hollen en de opdrachtgever zoekt naar een partner, of liever een duizendpoot, die mooie beloftes doet en deze beloftes naadloos kan nakomen.

Hij/zij zit vast aan Europese procedures en aanbestedingsregels. Hij ziet vaak een goede en vooral betrouwbare partner meedingen, maar hij mag niet voor deze partij kiezen vanwege de prijsvergelijking. Het vertrouwen wat is opgebouwd in de vorige samenwerking mag niet meetellen. Dat riekt naar vriendjespolitiek.

Er wordt dus door de opdrachtgever in overleg met de politiek nieuwe contractvormen bedacht, die ervoor zorgen dat er efficiënter en effectiever gewerkt kan worden. Minder gedoe, meer controle.

Gister spraken we Harold, zo’n opdrachtgever. Hij is contractmanager en worstelt met de dilemma’s die zijn rol met zich meebrengt. Hij is moe van het zich eigen maken van weer een nieuwe vorm van contracteren. Het instrueren van zijn team. En het moeten afwijzen van aannemers waar hij graag mee werkt, omdat ze niet de laagste prijs hebben. Hij schrijft notities en plannen hoe het anders moet. En het gedoe met de partners en ook met zijn eigen mensen neemt niet af. Hij komt, naar zijn eigen ontevredenheid, niet toe aan de dynamiek van mensen. Wanneer iemand een loopbaanstap wil maken, wanneer iemand vader wordt, wanneer iemand ziek is of even niet op volle kracht in het werk.

“Het menselijke aspect beïnvloedt alle processen en toch doe ik vaak alsof dat er niet is”, constateert Harold.

Wat ons intrigeert is vooral het fenomeen die in alle sectoren lijkt toe te nemen. De plan- en proceduredrift. Als een situatie lastig is, dan gaan veel managers of beleidsmakers terug naar de tekentafel om een nog betere format te maken voor het jaarplan, voor de methode van projectmanagement of voor een nieuwe contractvorm.

Daarmee zit meer en meer tijd in ‘plannenmakerij’. Het bedenken hoe de ideale wereld eruit moet zien en hoe iedereen zich dan hoort te gedragen in plaats van de aandacht te richten op de werkelijke situatie waar het over gaat.

Veel inhoudelijk gedreven mensen, zoals techneuten of financiële deskundigen, grijpen terug op wat voor hun bekend is: de techniek van de procedure en de afspraken.

Waar veel van hen naar zoeken is de vraag: Hoe voer ik het gesprek als het lastig wordt? Hoe beïnvloed ik een proces waar ik in zit? Hoe vorm ik de samenwerking, zodat we constructief kunnen zoeken naar oplossingen?

Vaak helpt het onderscheid tussen sociale processen en technische processen. Richt je je meer op technische ‘maak’ vragen, dan vraagt dat een planning, een specificering en een zekere voorspelbaarheid over de stappen. Verbouw je je huis dan is het fijn te weten wat eerst moet en wanneer.

In de sociale omgang tussen mensen die iets willen bereiken, is altijd beweging. Het vraagt telkens opnieuw om het afstemmen op elkaar. Wat wil ik? Wat wil die ander? Watzlawick beweert zelfs dat mensen altijd in de basis met elkaar in conflict zijn over iets. Er is altijd iets te onderzoeken of af te stemmen voordat je samen verder kan. Dat kan gaan over de agenda van een overleg of over meer intuïtieve processen zoals tempo of de toon van het gesprek.

Als je samen wandelt, dan heb je de pas, het tempo op elkaar af te stemmen. Als je samen musiceert, dan stem de instrumenten ook op elkaar af. Zo is het ook in sociale processen in het werk.

Thema’s als deze die zich afspelen in de sociale dimensie van organiseren, zijn niet gebaat bij meer afspraken, procedures of een nieuw format. Het vraagt om aandacht voor je eigen gevoel bij ‘hoe het gaat’ in de samenwerking met anderen. Het vraagt erom dit gevoel serieus te nemen en te onderzoeken hoe je het vertaalt naar een vorm, een gesprek een interventie op het proces waar je in zit. Het vraagt om aandacht voor het proces (naast de inhoud), het durven benoemen wat er zich afspeelt in dit sociale domein.

En zoals Barry Schwartz beschrijft, vraagt het om praktische wijsheid. De wijsheid om een situatie samen aan te kunnen gaan en de mogelijkheden te zien voor een volgende stap. Het vermogen tegenstrijdige belangen te overwinnen en de wederzijdse beelden te kunnen nuanceren. Het vraagt om het aangaan van de ‘plek der moeite’, zoals Wierdsma dat zo mooi beschrijft. Het domein waar het even spannend is en waar je je kwetsbaar voelt. Waar je misschien gedwongen wordt nieuwe wegen te kiezen en een onbekende wereld te betreden.

Al deze noties bij elkaar bieden de start voor ‘vernieuwing’ in het sociale domein, door sommige professionals ook wel ‘sociale innovatie’ genoemd. Het vinden en aangaan van nieuwe wegen, onbekende terreinen met alle onzekerheid en onvoorspelbaarheid die daarmee gepaard gaat.

Wij willen je in deze blog uitnodigen jezelf de vraag te stellen. Hoeveel van mijn tijd en energie steek ik in het maken van nieuwe plannen, procedures, verslagen en formats? Wanneer heeft dat waarde? Wanneer niet? Staat het in de juiste verhouding met mijn rol? Hoeveel aandacht besteed ik aan de sociale processen tussen mensen? Hoe verbind ik de plannen en de echte gebeurtenissen aan elkaar?

Vragen die vaak niet leiden tot pasklare oplossingen, maar tot dilemma’s en afwegingen die het werk in de bouw wellicht kunnen helpen nog mooier te maken.

Barbara van der Steen

In samenwerking met Serena Scholte en Aart Goedhart

Website door CM Specialist